Conseil n°1 : Au-delà du simple merci
Voici le premier conseil pour humaniser vos mails de refus dans le recrutement :
La version glaciale serait « Merci pour votre candidature au poste de [« »] chez [« »] mais nous sommes au regret de [« »]
Dire merci, c’est bien plus que le simple fait d’écrire le mot « merci ». C’est souligner le fait que l’équipe est ravie que le candidat les ait choisis. Car il ne faut pas oublier qu’à la base de toute candidature, il y a une personne qui a choisi votre entreprise, qui a imaginé son futur professionnel chez vous, avec vous. C’est précisément cela qui mérite vos sincères remerciements.
Conseil n°2 : Choisir l’honnêteté dans vos mails
Ne pas tourner autour du pot. Il est mieux de dire ce qu’il en est rapidement, pour prendre le temps d’expliquer par la suite.
Ne pas se trouver de fausses excuses. « Vous semblez être trop qualifiés pour » « Vous auriez été parfait, mais » « Finalement le poste n’est pas créé ». Quand les excuses sont fausses ou vide de sens, ça se voit.
Savoir dire non. Un refus est souvent valable pour un moment précis, pour un poste et à l’expérience présente du candidat. Si vous pensez que le candidat pourrait avoir du potentiel dans le futur, dites-le-lui ! À l’inverse, si vous savez que cette personne ne sera pas un bon choix pour votre client, ne laissez pas de porte ouverte. Embellir la réalité n’est pas un service que vous rendez au candidat. Cela pourrait vous valoir l’image d’une entreprise qui manque de sincérité.
Conseil n°3 : Soignez vos explications
Pour un candidat qui aurait passé le stade des entretiens, le pire est de recevoir un refus pour lequel la seule explication simpliste serait : « votre candidature ne correspond pas à ce que nous recherchons ». En rédigeant une lettre de refus, vous devez vous assurer que le candidat ne terminera pas de lire en se demandant « pourquoi ».
Alors par exemple, soulignez ce que votre entreprise recherche, en insistant sur les détails qui ont fait dégât au candidat. Expliquez que vous cherchiez quelqu’un avec plus d’expérience dans tel domaine, qui parlait parfaitement telle langue, qui aurait plus de connaissance sur telle technologie
N’hésitez pas à donner des conseils sur les points que le candidat pourrait travailler. Il est plus facile d’accepter un refus lorsque celui-ci est motivé et sincère.
Conseil n°4 : Mettre en valeur une force
Évitez les phrases toutes faites telles que « Nous avons été impressionnés par votre expérience, mais …». Ça sent le template à plein nez, la phrase que l’on écrit à tout le monde quand on ne se souvient plus du candidat.
Mettre en valeur une force va vous demander un travail préalable, celui d’identifier cette force. Par exemple une réussite professionnelle, un projet personnel, un trait de caractère qui s’est dégagé.
Cette étape est importante, car après lui avoir fait part des points qui faisaient défauts, cela vous permet d’insister sur quelque chose de positif chez le candidat, quelque chose de qu’il devrait oser mettre plus en valeur lors de ses futurs entretiens.
Conseil n°5 : Oser se mouiller dans votre mail de refus
Le pire pour un candidat refusé est de recevoir une lettre pour laquelle personne ne semble prendre ses responsabilités. Par exemple, une lettre rédigée avec la formulation « On ».
« On est désolé ». « On vous remercie ». « On vous souhaite bon courage ».
Une lettre de refus humaine, c’est « nous » et « je » pas « on » avec un nom en bas de la page, une signature, un numéro de téléphone, une adresse e-mail.
La lettre de refus ne doit pas être rédigée par une entité abstraite. Ce n’est pas une machine qu’il y a en arrière de ces mots, de ces phrases. C’est une personne, un humain, quelqu’un qui, un jour, a, lui aussi, été à la place du candidat.
Pourquoi est-ce important de justifier la raison de votre refus ?
Juridiquement parlant, lorsqu’un candidat vous envoi sa candidature et que vous ne souhaitez pas y donner suite, vous n’avez aucune obligation légale à justifier votre choix. Cependant, en 2011, une entreprise s’est retrouvée accusée de discrimination à l’embauche après avoir envoyé un email de refus sans aucune justification précise.
Retenez qu’il faut toujours penser à justifier la raison de votre refus dans le mail. Pas seulement parce que cela permet d’améliorer votre marque employeur ou de clore un processus en beauté, mais aussi pour redonner de la motivation au candidat et éviter qu’il se sente blesser pour la suite.
Exemple de template pour humaniser vos mails de refus dans le recrutement :
Je fais suite à votre candidature pour le poste de XXX. Merci beaucoup pour l’intérêt que vous portiez à notre offre, j’ai bien étudié votre profil et malheureusement, vous ne possédez par de compétences en XXX et en XXX qui sont essentielles pour ce poste. De plus, nous avons reçu des candidats ayant déjà de l’expérience dans le XXX.
Je vous souhaite une excellente continuation,
